Ausser den Systembuchungen, welche aus dem Anwendungsbereich "Berechnen / Eröffnen" übernommen werden, besteht die Möglichkeit zu Handbuchungen direkt auf dem Kontokorrent des jeweiligen PIDs.
Suchfunktion
Allgemeine Hinweise und Tipps zur Suche sind in der allgemeinen Benutzungsanleitung GELAN 4 zu finden.
Die Suche einer Person wird eingeblendet, wenn Sie oben links im Fenster auf klicken. Es kann nach Informationen zur Person, zur Kontrollorganisation, zu Beleg-, Buchungs- oder Betriebsinformationen gesucht werden. Es werden max. 100 Stk. der Suchresultate angezeigt.
Beim Feld „Datenherr PID“ ist standartmässig der Kanton ausgewählt, in dem sich der Benutzende eingewählt hat. Wird nach einer Person eines anderen Kantons gesucht, kann entweder der entsprechende Kanton ausgewählt oder durch Klick auf alle Kantonen durchsucht werden.
Die Suche bei den Feldern "offene Belege", "Mahnsperre" und "Storno" funktioniert folgendermassen:
: alle Belege werden angezeigt
: die offenen Belege, die Belege mit Mahnsperren bzw. stornierte Belege werden angezeigt
: die ausgeglichenen Belege, die Belege ohne Mahnsperre bzw. Storno werden angezeigt
Register "Kontokorrent"
Neue Buchung erfassen
Klick auf
Abfüllen der bearbeitbaren Felder
Klick auf
Falls gewünscht, weitere Detailbuchungen erfassen mit Klick auf das untere
Bestehende Buchung ändern
Klick auf der entsprechenden Buchung oder Detailbuchung→ die bearbeitbaren Felder werden weiss angezeigt
Buchung löschen
Klick auf der zu löschenden Buchung/Detailbuchung → enthält die Buchung mehrere Detailbuchungen, müssen diese zuerst gelöscht werden, bevor die gesamte Buchung gelöscht werden kann
Klick auf “OK” im Fenster „Löschen“
Beschrieb der Felder im Bereich "Buchung"
Feld | Eingabe | Beschreibung |
|---|---|---|
Buch-Nr. |
| buchungsspezifische Nummer, welche vom System vergeben wird |
Teilsystem |
| Teilsystem, aus welchem die Buchung stammt |
Begünstigter |
| Person, an welche die Auszahlung oder Forderung geht |
Konto | Die Zahlverbindungen werden in der Personenverwaltung verwaltet. Hier kann lediglich zwischen den erfassten Zahlverbindungen ausgewählt werden. | Zahlverbindung, welche für eine allfällige Auszahlung verwendet wird |
Buchungsherkunft |
| Herkunft der Buchung |
Storno |
| gibt an, ob der entsprechende Beleg storniert ist |
Storno-Datum |
| Datum der Stornierung |
Storno-Ref. |
| Referenznummer der Stornierung pro Buchung |
Buchungstext | Der Buchungstext sollte verständlich und möglichst knapp gewählt werden. | Text, welcher die Buchung beschreibt |
Verrechnung | ganz oder keine Verrechnung (Teilverrechnungen müssen im Menü "Massnahmen buchen" erfasst werden, da diese fachlich freigegeben werden müssen) | Art der Verrechnung: ganz, teilweise, keine Verrechnung |
Valuta | Valuta-Datum des Belegs | |
Ref.-Nr. | Eingabe freiwillig | Referenznummer der Buchung |
Ref-Jahr | aktuelles Jahr | Referenz-Jahr |
Ref-Datum | i.d.R. Tagesdatum | Referenzdatum der Kontokorrent-Buchung (Übergabe aus Schnittstelle oder freie Eingabe bei manuellen Buchungen) |
Verarb. am | i.d.R. Tagesdatum | Datum, ab welchem die Kontokorrent-Buchung für die Belegverarbeitung berücksichtigt wird |
Betrieb | Eingabe freiwillig | Betriebsnummer |
Betrag |
| Summe der Beträge der Detailbuchungen |
Buchdatum |
| Buchungsdatum der Kontokorrent-Buchung |
Benutzer |
| Benutzer, welcher die Buchung erfasst hat |
SS-Buchung |
| Schnittstellen-Nr. der Buchung |
Schnitt. Batch |
| Schnittstellen-Batch |
Beleg |
| belegspezifische Nummer, welche vom System vergeben wird |
Beleg/FIBU ID |
| belegspezifische Nummer und ID, die bei der Buchung in die FIBU entsteht, welche vom System vergeben werden. |
Papier |
| verarbeitungsspezifische Nummer, welche vom System vergeben wird |
Beleg |
| belegspezifische Nummer, welche vom System vergeben wird |
Valuta |
| Valutadatum der Kontokorrent-Buchung |
Fälligkeit |
| Aktuelles Fälligkeitsdatum des Belegs (Auszahlungsdatum bzw. letztes Fälligkeitsdatum der Forderung/Mahnung) |
Buchungstext |
| Text, welcher die Buchung beschreibt |
Betrag |
| Summe der Beträge der Detailbuchungen |
Verrechnung |
| Art der Verrechnung: ganz, teilweise, keine Verrechnung |
Storno |
| gibt an, ob die Buchung storniert ist oder nicht |
Mahnstufe |
| Mahnstufe der Buchung |
Teilsystem |
| Teilsystem, aus welchem der Beleg stammt |
Verordnung |
| betreffende Verordnung einer Buchung |
Ref-Jahr |
| Referenz-Jahr |
Buch-Datum |
| Datum der Erfassung der Buchung |
Ref-Nr. |
| Referenznummer, Bsp. Stornierungsbuchung: Ref-Nr. des Ursprungsbelegs |
Benutzer |
| Benutzer, der die Buchung erfasst hat |
Ref-Datum |
| Referenz-Datum, Bsp. Stornierungsbuchung: Ref-Datum des Ursprungsbelegs |
Buch-Nr |
| buchungsspezifische Nummer, welche vom System vergeben wird |
SS-Batch |
| Schnittstellen-Batch |
SS-Buchung |
| Schnittstellen-Nr. der Buchung |
PIG |
| PID der begünstigen Person |
Begünstigter |
| begünstigte Person |
Konto |
| Zahlverbindung der begünstigten Person |
Beschrieb der Felder im Bereich "Detailbuchung"
Feld | Eingabe | Beschreibung |
|---|---|---|
Soll | Konto aus Liste wählen | Soll-Konto der Buchung |
Haben | Konto aus Liste wählen | Haben-Konto der Buchung |
Betrag | Plus-, Minus und Nullbeträge möglich | Betrag der Buchung |
Buchungstext | Der Buchungstext sollte verständlich und möglichst knapp gewählt werden. | Text, welcher die Buchung beschreibt - wird von gleichnamigen Feld des Belegs übernommen |
KT Soll | Kostenträger aus Liste wählen | Kostenträger Soll |
KT Haben | Kostenträger aus Liste wählen | Kostenträger Haben |
Soll |
| Soll-Konto der Buchung |
Haben |
| Haben-Konto der Buchung |
Betrag |
| Betrag der Buchung |
Buchungstext |
| Text, welcher die Buchung beschreibt |
KT Soll |
| Kostenträger Soll |
KT Haben |
| Kostenträger Haben |
Ref-Nr. |
| Referenznummer, Bsp. Stornierungsbuchung: Ref-Nr. des Ursprungsbelegs |
Storno
Das Vorgehend bei Stornierungen ist hier beschrieben.
Belegzuordnung
Handbuchungen, die erfasst werden, um sie einem bestehenden Beleg zuzuordnen, werden zuerst erfasst und gespeichert. Anschliessend kann über den Button der gewünschte Beleg ausgewählt werden, dem die Handbuchung zugeordnet werden soll. Dies kann z.B. bei Teilzahlungen, der Fall sein, bei denen der letzte Teilbetrag einbezahlt wurde und nun eine Umbuchung gemacht werden muss oder auch bei Einzahlungen, die mit der falschen Referenznummer einbezahlt wurden. Wichtig: Bei der Handbuchung muss dieselbe Zahlverbindung ausgewählt sein wie beim Beleg, zu dem die Handbuchung zugeordnet werden soll. Ansonsten wird der gewünschte Beleg beim Zuordnungsfenster nicht angezeigt.
Register "Belege"
In diesem Register sind alle Informationen zu den Belegen zu finden. Ausserdem werden hier die Mahnsperren verwaltet. Der Beschrieb dazu ist hier zu finden.
Beschrieb der Felder im Bereich "Belege"
Feld | Eingabe | Beschreibung |
|---|---|---|
Mahnsperre | Nach Klick auf das Datum der Mahnsperre sowie die Bemerkung eingeben. | Datum bis zu welchem für den Beleg keine Mahnungen erstellt werden |
Papier |
| verarbeitungsspezifische Nummer, welche vom System vergeben wird |
Beleg |
| belegspezifische Nummer, welche vom System vergeben wird |
Verarb. |
| Buchungsdatum der Kontokorrent-Buchung |
Fällig |
| Fälligkeitsdatum des Belegs |
Betrag OP |
| offener Betrag des entsprechenden Belegs |
Ausgleich |
| zeigt an, ob der Beleg ausgeglichen ist oder nicht |
Bet letzter DB |
| Betrag des letzten Druckbelegs |
Mahnstufe |
| Mahnstufe des entsprechenden Belegs |
Sperre bis |
| zeigt das Datum der Mahnsperre an, falls vorhanden |
Inkassodatum |
| Datum, an welchen der Beleg in die Stufe "Inkasso" gewechselt wurde |
PIG |
| PID der aktuell hinterlegten begünstigen Person |
Begünstigter |
| aktuell hinterlegte begünstigte Person |
Konto |
| Zahlverbindung der aktuell hinterlegten begünstigten Person |
Beschrieb der Felder im Bereich "Buchungen Belege"
Feld | Eingabe | Beschreibung |
|---|---|---|
Valuta |
| Valuta-Datum des Belegs |
Buch-Nr. |
| buchungsspezifische Nummer, welche vom System vergeben wird |
Buchungstext |
| Text, welcher die Buchung beschreibt |
Jahr |
| Jahr, welches die Buchung betrifft |
Betrag |
| Betrag des Belegs |
Storno |
| zeigt an, ob der Beleg storniert wurde oder nicht |
Storno-Datum |
| Datum, an welchem die Stornierung erfasst wurde |
Teilsystem |
| Teilsystem, aus welchem der Beleg stammt |
Buchungsher-kunft |
| Herkunft der Buchung |
Ref-Nr. |
| Referenznummer, Bsp. Stornierungsbuchung: Ref-Nr. des Ursprungsbelegs |
Ref-Datum |
| Referenz-Datum, Bsp. Stornierungsbuchung: Ref-Datum des Ursprungsbelegs |
Storno-Ref. |
| Referenznummer der Stornierung pro Buchung |
Benutzer |
| Benutzer, der die Buchung erfasst hat |
SS-Batch |
| Schnittstellen-Batch |
SS-Buchung |
| Schnittstellen-Nr. der Buchung |
Betrieb |
| Betriebsnummer |
Verordnung |
| betreffende Verordnung einer Buchung |
Beschrieb der Felder im Bereich "Druckbelege"
Feld | Eingabe | Beschreibung |
|---|---|---|
Druckdatum |
| Druckdatum der entsprechenden Mahnstufe |
Erstellt |
| Erstellungsdatum der entsprechenden Mahnstufe |
Belegtyp |
| Möglichkeiten: Zahlungsavis, Faktura/Mahnung oder Verrechnungsavis |
Betrag |
| Betrag des Belegs |
Mahnstufe |
| Möglichkeiten: Beleg, 1. Mahnung, 2. Mahnung, Inkasso |
Zahlungsrücklauf |
| Datum des Zahlungsrücklaufs |
ZR-Benutzer |
| Benutzer, der den Zahlungsrücklauf verarbeitet hat |
ESR |
| ESR-Nummer (nur bei Rechnungen) |
Begünstigter |
| begünstigte Person, welche zum Zeitpunkt der Aufbereitung der Druckbelege hinterlegt war → zeigt an, wem das Geld überwiesen wurde |
Konto |
| Zahlverbindung der begünstigten Person, welche zum Zeitpunkt der Aufbereitung der Druckbelege hinterlegt war → zeigt an, auf welches Konto das Geld überwiesen wurde |
Beschrieb der Felder im Bereich "Buchungen Druckbelege"
Feld | Eingabe | Beschreibung |
|---|---|---|
Valuta |
| Valuta-Datum des Belegs |
Buch-Nr. |
| buchungsspezifische Nummer, welche vom System vergeben wird |
Buchungstext |
| Text, welcher die Buchung beschreibt |
Jahr |
| Jahr, welches die Buchung betrifft |
Betrag |
| Betrag des Belegs |
Storno |
| zeigt an, ob der Beleg storniert wurde oder nicht |
Storno-Datum |
| Datum, an welchem die Stornierung erfasst wurde |
Teilsystem |
| Teilsystem, aus welchem der Beleg stammt |
Buchungsher-kunft |
| Herkunft der Buchung |
Verordnung |
| betreffende Verordnung einer Buchung |
Ref-Nr. |
| Referenznummer, Bsp. Stornierungsbuchung: Ref-Nr. des Ursprungsbelegs |
Ref-Datum |
| Referenz-Datum, Bsp. Stornierungsbuchung: Ref-Datum des Ursprungsbelegs |
Storno-Ref. |
| Referenznummer der Stornierung pro Buchung |
Benutzer |
| Benutzer, der die Buchung erfasst hat |
SS-Batch |
| Schnittstellen-Batch |
Kopierbeispiel:
Neue Buchung erfassen
Klick auf
Abfüllen der bearbeitbaren Felder
Klick auf
Falls gewünscht, weitere Detailbuchungen erfassen mit Klick auf das untere