Einleitung
Die vorliegende Benutzungsanleitung beschreibt die Verwendung und die Funktionen des Teilsystems „FIS – Massnahmen buchen“ in GELAN 4 für die berechtigten Personen der Fachbereiche. Das Dokument wird einerseits für Schulungszwecke eingesetzt, andererseits soll es die Benutzenden bei der Arbeit im Teilsystem „FIS – Massnahmen buchen“ unterstützen. Die Benutzungsanleitung will und kann hingegen die Geschäftsprozesse weder definieren noch abbilden. Dies liegt in der Verantwortung der benutzenden Fachbereiche.
Allgemeine Informationen zur Anwendung GELAN 4 sind in der Benutzungsanleitung „GELAN 4 allgemein“ zu finden.
Übersicht
Das GELAN-Teilsystem „FIS – Massnahmen buchen“ dient der Erfassung von vordefinierten Massnahmen und Positionen auf Stufe Person, welche nach dem Übertrag ins Teilsystem FIS eine Buchung auslösen. Diese Buchungen können Zahlungen und Einforderungen auslösen, aber auch zahlungsneutral sein.
Die Bearbeitung der einzelnen Felder muss immer mit Klick auf abgeschlossen werden, damit die Änderungen gesichert werden.
Suchfunktion
Allgemeine Hinweise und Tipps zur Suche finden Sie in der allgemeinen Benutzungsanleitung GELAN 4.
Die Suche einer Person wird eingeblendet, wenn Sie oben links im Fenster auf klicken. Es besteht die Wahl der Person oder der Massnahmen. Es werden max. 100 Stk. der Suchresultate angezeigt.
Beim Feld „Datenherr PID“ ist standartmässig der Kanton ausgewählt, in dem sich der Benutzende eingewählt hat. Wird nach einer Person eines anderen Kantons gesucht, kann entweder der entsprechende Kanton ausgewählt oder durch Klick auf alle Kantonen durchsucht werden.
Massnahmen
Bevor eine Massnahme erfasst werden können, muss eine Person ausgewählt sein (siehe Kap. Suchfunktion).
Feldname | Eingabe | Bemerkung |
|---|---|---|
Massnahme | obligatorisch | Die Massnahmen sind pro Kanton definiert |
Konto | obligatorisch | Vorgabe: Standartzahlverbindung - wenn eine andere Zahlverbindung verwendet werden soll (nur möglich, wenn in der PV mind. zwei Zahlverbindungen erfasst sind):
|
Verarb. am | obligatorisch | Vorgabe: Tagesdatum |
* Verrechnung | obligatorisch | Auswahl: keine, ganz, teilweise |
* Verrechnung bis | obligatorische, wenn Verrechnungsart „teilweise“ gewählt wurde | Datumsangabe, bis wann der Einforderungsbetrag verrechnet werden soll. Eine Verrechnung muss spätestens mit der letzten Verarbeitung des aktuellen Jahres (meist Schlusszahlung) durchgeführt werden. In diesem Fall muss das Verarbeitungsdatum dieser Verarbeitung gewählt werden. |
Verarbeitung ab | obligatorisch | Vorgabe: Tagesdatum - wenn die Verarbeitung der Massnahme zu einem späteren Zeitpunkt durchgeführt werden soll, muss das Datum der Verarbeitung eingeben werden |
Ref-Nr. | fakultativ | Nummer kann vom Auftraggeber vorgegeben werden |
Betrieb-Nr. | fakultativ | Ermöglicht Zuweisung einer Massnahme zum einem Betrieb; wenn möglich immer angeben |
* Die Wahl der Verrechnung hat folgende Konsequenzen:
Einforderungsbeträge
keine: Der Einforderungsbetrag wird in Rechnung gestellt
ganz: Der Einforderungsbetrag wird vollumfänglich mit Auszahlungsbeträgen der gleichen Verarbeitung verrechnet. Ist die Summe der Auszahlungsbeträge kleiner als der Einforderungsbetrag, wird der Restbetrag mit der gleichen Verarbeitung in Rechnung gestellt.
teilweise: Der Einforderungsbetrag wird mit Auszahlungsbeträgen der gleichen Verarbeitung verrechnet. Ist die Summe der Auszahlungsbeträge kleiner als der Einforderungsbetrag, wird der Restbetrag zur Seite gestellt. Bei den darauffolgenden Verarbeitungen wird jeweils geprüft, ob ein Auszahlungsbetrag vorhanden ist. Dessen Betrag wird vom Restbetrag abgezogen. Ist das Verarbeitungsdatum nach dem Datum im Feld „Verarbeitung bis“ oder ist es die letzte Verarbeitung des Jahres, wird der Restbetrag in Rechnung gestellt.
Auszahlungsbeträge
keine: Es werden keine Einforderungsbeträge mit diesem Auszahlungsbetrag verrechnet
ganz: verrechenbare Einforderungsbeträge werden mit diesem Auszahlungsbetrag verrechnet
teilweise: soll nicht ausgewählt werden
Neue Massnahme erfassen
Klick auf
Wahl der Massnahme → die bearbeitbaren Felder werden weiss angezeigt
Abfüllen der Felder
Bestehende Massnahme ändern
Klick auf der entsprechenden Massnahme/Zeile → die bearbeitbaren Felder werden weiss angezeigt
Massnahme löschen
Klick auf der zu löschenden Massnahme/Zeile
Klick auf “OK” im Fenster „Löschen“
Positionen
Feldname | Eingabe | Bemerkung |
|---|---|---|
Position | obligatorisch | Die Positionen sind pro Massnahme und Kanton definiert |
Anzahl | obligatorisch | Je nachdem wie die Position definiert ist, muss entweder der Ansatz oder der Betrag angegeben werden |
Betrag | obligatorisch | Je nachdem wie die Position definiert ist, muss entweder der Ansatz oder der Betrag angegeben werden |
Zusatz | fakultativ | Ist bearbeitbar, wenn dies für die entsprechende Position definiert ist. Der Inhalt ist frei wählbar. |
Neue Position erfassen
Klick auf
Wahl der Position → die bearbeitbaren Felder werden weiss angezeigt
Abfüllen der Felder
Feldname | Eingabe | Bemerkung |
|---|---|---|
Position | obligatorisch | Die Positionen sind pro Massnahme und Kanton definiert |
Anzahl | obligatorisch | Je nachdem wie die Position definiert ist, muss entweder der Ansatz oder der Betrag angegeben werden |
Betrag | obligatorisch | Je nachdem wie die Position definiert ist, muss entweder der Ansatz oder der Betrag angegeben werden |
Zusatz | fakultativ | Ist bearbeitbar, wenn dies für die entsprechende Position definiert ist. Der Inhalt ist frei wählbar. |
Feldname | Eingabe | Bemerkung |
|---|---|---|
Position | obligatorisch | Die Positionen sind pro Massnahme und Kanton definiert |
Anzahl | obligatorisch | Je nachdem wie die Position definiert ist, muss entweder der Ansatz oder der Betrag angegeben werden |
Betrag | obligatorisch | Je nachdem wie die Position definiert ist, muss entweder der Ansatz oder der Betrag angegeben werden |
Zusatz | fakultativ | Ist bearbeitbar, wenn dies für die entsprechende Position definiert ist. Der Inhalt ist frei wählbar. |
Bestehende Position ändern
Klick auf der entsprechenden Position/Zeile → die bearbeitbaren Felder werden weiss angezeigt
Position löschen
Klick auf der zu löschenden Position/Zeile
Klick auf “OK” im Fenster „Löschen“