Kontokorrentbuchungen

Ausser den Systembuchungen, die entweder aus den Anwendungsbereichen "Berechnen / Eröffnen", "Massnahmen buchen" oder "SV" ins FIS übernommen werden oder im FIS im Rahmen des Camt-Imports, der PAIN-Gegenbuchung oder bei Sonderfällen wie Zahlungsrückläufen oder NOK-Fällen entstehen, besteht die Möglichkeit zu Handbuchungen direkt auf dem Kontokorrent eines einzelnen PIDs.

Alle Geschäftsfälle für System- und Handbuchungen sind im Buchungskonzept (kalvol://9c33a605ba1441138738c15202dc4adf?tenant=vol) festgehalten. In diesem Dokument ist auch die Ablage je Geschäftsfall geregelt.

Jede Handbuchung muss mit einem Buchungssatz, dem Erfassungsdatum und dem Visum der bearbeitenden Person auf einem elektronischen Dokument festgehalten werden. Welches Dokument am besten geeignet ist, ist je Geschäftsfall im Buchungskonzept festgehalten. Für das Visum wird in Excels und Words ein Bild des Originalvisums verwendet. Wird der Buchungssatz in einem PDF festgehalten, z.B. auf einem Postkontoauszug, wird die PDF-X-Change Editor-Signatur verwendet.

Die einzelnen Felder im Menü “Kontokorrent” sind hier beschrieben.

Handbuchungen mit Geldfluss

Bei Handbuchungen mit Geldfluss wird entweder eine Auszahlung oder eine Forderung generiert oder es wird ein Zahlungseingang nachgebucht.

• Geldbereitstellungen für die AZ, HZ, NABE

• Geldrücküberweisung an den Kanton

• Geldrücküberweisung an die BAK, die Kontrollorganisationen usw.

• Verbuchen der Zahlungsaufträge (BAK) an PCK GELAN

• manuelle Buchung einer Einzahlung, die nicht durchs System dem richtigen Beleg zugeordnet werden konnte

• Zahlungseingänge aus Inkasso

Handbuchungen ohne Geldfluss 

Handbuchungen ohne Geldfluss (Total = Fr. 0.-) entsprechen einer Konten-Nachführung.

• Monatliche Gebühr für Kontoführung bei der Postfinance               

• Verrechnungen von offenen Rechnungen (DZ, SV) in Absprache mit der zuständigen Fachabteilung

• Abschreibungen

• Nachführen von Bilanzkonten

• Umbuchen von Bearbeitungsgebühren oder Beträgen auf den Abschreibungskonten Ende Jahr

Die detaillierten Beschreibungen sind im Buchungskonzept ((kalvol://9c33a605ba1441138738c15202dc4adf?tenant=vol) )zu finden.

Beispielbuchung: Handbuchung ohne Belegzuordnung

Alle Handbuchungen im Kontokorrent, die keinem bestehendem Beleg zugeordnet werden können, müssen auf einen Beleg und danach in die FIBU gebucht werden (siehe nachfolgende Beschreibung). Spätestens vor dem Buchhaltungsabschluss dürfen keine Buchungen mehr im Kontokorrent sein, die auf keinen Beleg und die nicht in die FIBU gebucht wurden. Aus einer Handbuchung ohne Belegzuordnung wird eine Auszahlung, eine Forderung oder eine Konten-Nachführung ohne Geldfluss generiert.

Ein Beispiel für das Vorgehen im Menü „Kontokorrent“ ohne Zuordnung zu einem Beleg ist das Folgende: Nach erfolgter Verarbeitung der Auszahlungen im GELAN-FIS werden den Kantonen die benötigten Geldmittel mittels Handbuchungen in Rechnung gestellt (siehe Liquiditätssicherung für Auszahlungen durch den Kanton).

Im Menü “Kontokorrent” wird in der Suchmaske das entsprechende PID gesucht. Danach wird eine neue Buchung erfasst. Der Buchungstext wird anhand des entsprechenden Geschäftsfalls im Buchungskonzept (kalvol://9c33a605ba1441138738c15202dc4adf?tenant=vol) gewählt. Danach muss das Valuta-Datum (hier: gemäss Produktionsplan) und das aktuelle Jahr eingegeben werden. Das Soll- und Haben-Konto der ersten Buchung wird angegeben. Im gewählten Beispiel ist das „103100301 - Geldbereitstellung Verbindlichkeiten“ – „110000202 - Forderungen Kanton“. Der Betrag wird dem Report “Geldbereitstellen” entnommen, der als Buchungsbeleg dient (Details siehe hier). Der Buchungstext ist derselbe wie beim ersten Feld. Anschliessend wird die Buchung gespeichert. Weitere Buchungen gemäss Buchungsbeleg werden durch Klick auf das untere erfasst.  Danach werden die erfassten Eingaben kontrolliert. Die Buchung kann mit dem Report „KK_PID“ zusätzlich kontrolliert werden.

Die erfasste Buchung steht im Menüpunkt „Kontokorrent“ des Menüs „Stapelverarbeitung“ zur Verarbeitung bereit. Die Forderung wird gemäss dem Beschrieb Vorgehen Stapelverarbeitung verarbeitet.

Beispielbuchung: Handbuchung mit Belegzuordnung

Als Beispiel für das Vorgehen im Menü „Kontokorrent“ mit Zuordnung zu einem bestehenden Beleg wird ein manueller Belegausgleich bei einer Geldüberweisung vom Kanton ohne Einzahlungsschein beschrieben. D.h. es wurde ein Betrag in Rechnung gestellt (siehe Beispielbuchung: Handbuchung ohne Belegzuordnung), der Betrag wird aber direkt auf das Postkonto übertragen oder überwiesen, ohne den Einzahlungsschein zu benutzen. Die Einzahlung kann deshalb nicht über den CAMT-Import abgehandelt werden.

Im Menü “Kontokorrent” wird in der Suchmaske das entsprechende PID gesucht. Danach wird eine neue Buchung erfasst. Der Buchungstext wird anhand des entsprechenden Geschäftsfalls im Buchungskonzept (kalvol://9c33a605ba1441138738c15202dc4adf?tenant=vol) gewählt. Wenn für die gleichen Geschäftsfälle die gleichen Buchungstexte verwendet werden, erleichtert das allfällige Auswertungen. Danach muss das Valuta-Datum (hier: Datum vom Postkontoauszug) und das aktuelle Jahr eingegeben werden. Das Soll- und Haben-Konto wird angegeben. Im gewählten Beispiel ist das „100000000 - Flüssige Mittel Post“ – „110000202 - Forderungen Kanton“. Der Betrag muss dem Zahlungseingang entsprechen und der Buchungstext kann von oben übernommen werden. Anschliessend wird der Beleg gespeichert und die erfassten Eingaben werden kontrolliert. Nach der Kontrolle wird der Beleg an den zughörigen Beleg angehängt, um die Belege auszugleichen. Über den Button im Berech “Belegzuordnung” wird der gewünschte Beleg ausgewählt, dem die Handbuchung zugeordnet werden soll. Nach Klick auf „Belegausgleich“ oben rechts im Fenster muss im Register „Belege“ kontrolliert werden, ob der Beleg ausgeglichen ist (wenn ja, wird ein Häkchen in der Spalte “Ausgleich” angezeigt). Die Buchung kann mit dem Report „KK_PID“ oder “KK_BELEG” zusätzlich kontrolliert werden.

Nach dem Erfassen der Buchung im Kontokorrent und der Belegzuordnung ist die Buchung im Menüpunkt „FIBU-Sammelbuchung“ des Menüs „Stapelverarbeitung“ aufgelistet. Für diese Buchung muss die Sammelbuchung durchgeführt werden, damit die Buchung in die FIBU gebucht wird. Diese Aktion kann im Batch-Log sowie im Menü "Finanzbuchhaltung" überprüft werden.

FIBU-Buchungen

Handbuchungen in der Finanzbuchhaltung werden jährlich im Rahmen des Buchhaltungsabschlusses und in seltenen Fällen bei Poststorni vorgenommen. Die einzelnen Geschäftsfälle sind im Tabellenblatt “FIBU_HANDBUCHUNGEN” des Buchungskonzepts (kalvol://9c33a605ba1441138738c15202dc4adf?tenant=vol) aufgeführt.

Die einzelnen Felder im Menü “Finanzbuchhaltung” sind hier beschrieben.