Ausser den Systembuchungen, welche aus den Anwendungsbereichen "Berechnen / Eröffnen", "Massnahmen buchen" oder "SV" übernommen werden, besteht die Möglichkeit zu Handbuchungen direkt auf dem Kontokorrent des jeweiligen PIDs.
Handbuchungen mit Geldfluss
Bei Handbuchungen mit Geldfluss wird entweder eine Auszahlung oder eine Forderung generiert oder es wird ein Zahlungseingang nachgebucht.
Beispiele dazu sind:
Geldbereitstellungen für die AZ, HZ, NABE
Geldrücküberweisung an die BAK, die Kontrollorganisationen usw.
Verbuchen der Zahlungsaufträge (SV) an PCK GELAN
manuelle Buchung einer Einzahlung, die nicht durchs System dem richtigen Beleg zugeordnet werden konnte
Zahlungseingänge aus Inkasso
Handbuchungen ohne Geldfluss
Handbuchungen ohne Geldfluss (Total = Fr. 0.-) entsprechen einer Konten-Nachführung.
Beispiele dazu sind:
Monatliche Gebühr für Kontoführung bei der Postfinance
Verrechnungen von offenen Rechnungen (DZ, SV) in Absprache mit der zuständigen Fachabteilung
Abschreibungen
Nachführen von Bilanzkonten
Umbuchen von Bearbeitungsgebühren oder Beträgen auf den Abschreibungskonten Ende Jahr
Beispielbuchung: Handbuchung mit Belegzuordnung
Als Beispiel für das Vorgehen im Menüpunkt „Kontokorrent“ mit Zuordnung zu einem Beleg wird ein manueller Belegausgleich nach Zahlungseingang Inkasso beschrieben (gleiches Vorgehen bei Geldüberweisung vom Kanton ohne Einzahlungsschein).
Als erstes wird ein neuer Fall/Beleg geöffnet. Der Buchungstext sollte verständlich und möglichst knapp gemäss dem Buchungskonzept gewählt werden. Danach muss das Valuta-Datum und das aktuelle Jahr eingegeben werden. Das Soll- und Haben-Konto wird angegeben. Im gewählten Beispiel ist das „100000000 - Flüssige Mittel Post“ – „200000102 - Verbindlichkeiten Bewirtschafter“. Der Betrag muss dem Zahlungseingang entsprechen und der Buchungstext kann von oben übernommen werden. Anschliessend wird der Beleg gespeichert und die erfassten Eingaben werden kontrolliert. Nach der Kontrolle wird der Beleg an den zughörigen Beleg angehängt, um die Belege auszugleichen. Dies geschieht über den Button der gewünschte Beleg ausgewählt werden, dem die Handbuchung zugeordnet werden soll. Nach Klick auf „Belegausgleich“ muss im Register „Belege“ kontrolliert werden, ob der Beleg ausgeglichen ist. Die Buchung kann mit dem Report „KK_PID“ zusätzlich kontrolliert werden.
Nach den Buchungen im Kontokorrent und der Belegzuordnung sind die Buchungen im Menüpunkt „FIBU-Sammelbuchung“ des Menüs „Stapelverarbeitung“ aufgelistet. Für diese Buchungen muss die Sammelbuchung durchgeführt werden. Die Sammelbuchung kann im Menü "Finanzbuchhaltung" überprüft werden.
Beispielbuchung: Handbuchung ohne Belegzuordnung
Ein Beispiel für das Vorgehen im Menüpunkt „Kontokorrent“ ohne Zuordnung zu einem Beleg ist das Folgende: Der Einzahlungsbetrag kann durch das System keinem PID zugeordnet werden (z.B. wenn eine falsche Referenznummer verwendet wurde). Die Person, die den Betrag einbezahlt hat, konnte manuell identifiziert werden, die entsprechende Rechnung wurde aber schon bezahlt. Es handelt sich um einen Doppelzahlung.
Als Erstes wird ein neuer Fall/Beleg geöffnet. Der Buchungstext sollte verständlich und möglichst knapp gemäss dem Buchungskonzept gewählt werden. Danach muss das Valuta-Datum und das aktuelle Jahr eingegeben werden. Das Soll- und Haben-Konto wird angegeben. Im gewählten Beispiel ist das „100000000 - Flüssige Mittel Post“ – „203000102 - Wartekonto Teilzahlung“. Der Betrag muss dem Zahlungseingang entsprechen und der Buchungstext kann von oben übernommen werden. Anschliessend wird der Beleg gespeichert und die erfassten Eingaben werden kontrolliert. Die Buchung kann mit dem Report „KK_PID“ zusätzlich kontrolliert werden.
Falls keine Zahlverbindung beim entsprechenden PID erfasst ist, muss die zuständige Fachabteilung mit der Abklärung der Zahlverbindung beauftragt werden.
Die erfasste Buchung steht im im Menüpunkt „Kontokorrent“ des Menüs „Stapelverarbeitung“ zur Verarbeitung der Rücküberweisung des Betrages bereit. Nach dem OK der Fachabteilung kann die Rücküberweisung gemäss dem Beschrieb Vorgehen Stapelverarbeitung verarbeitet werden.
Buchungssätze für Handbuchungen im FIS Kontokorrent
Die diversen Möglichkeiten von nötigen Handbuchungen (mit und ohne Geldfluss) sind im Buchungskonzept (kalvol://9c33a605ba1441138738c15202dc4adf?tenant=vol) aufgeführt. In diesem Dokument ist auch die Ablage je Geschäftsfall geregelt.
Jede Handbuchung muss mit einem Buchungssatz, dem Erfassungsdatum und dem Visum der bearbeitenden Person auf einem elektronischen Dokument festgehalten werden. Welches Dokument am besten geeignet ist, ist je Geschäftsfall im Buchungskonzept festgehalten. Für das Visum wird in Excels und Words ein Bild des Originalvisums verwendet. Wird der Buchungssatz in einem PDF festgehalten, z.B. auf einem Postkontoauszug, wird die PDF-X-Change Editor-Signatur verwendet.