Eine komplette Stapelverarbeitung, z.B. Akontozahlung, Hauptzahlung, Schlusszahlung, NABE oder SV-Verarbeitung  wird im Menü „Stapelverarbeitung“ durchgeführt und enthält folgende Schritte:

1.  Schnittstelle

• Freigabe

  • Buchungen aus den Teilsystemen werden hier bis zur fachlichen Freigabe gesammelt

  • Freigabe der Buchungen

  • QS Verfahren

    • Wenn nötig Einzel- und Stapelbuchungen löschen

• Verrechnungsübersicht

  • Buchungen aus verschiedenen Teilsystemen werden pro PID gesammelt → Übergabe ins Kontokorrent 

2.  Kontokorrent

• Anzeige aller Kontokorrent-Buchungen, aufgeteilt nach Teilsystem und PID - darin sind auch solche Buchungen enthalten, die nicht über die Schnittstelle ins Kontokorrent gelangt sind, wie z.B. offene Fehlzahlungen

• Buchungen auf Belege buchen

3.  Belegverrechnung

• Anzeige der offenen Belege, die mit Buchungen der aktuellen Verarbeitung verrechnet werden könnten

• Durchführung Belegverrechnung pro Beleg

4.  Belege

• Anzeige des Verarbeitungsbelegs (Papierbelegs), mit Beträgen pro PID

• Erstellung Druckbelege

5.  Druckbelege

• Anzeige der Details des Druckbelegs, z.B. Druckbelegnummer, Anzahl Druckbelege, Druckdatum oder Gesamtbetrag

• Druckdaten in GELAN DB erstellen

• Zahlungsdaten erstellen, falls Auszahlungen geplant sind

6.  Auszahlung PAIN

• Anzeige der Auszahlungsdetails, z.B. Anzahl Auszahlungen, Valuta-Datum oder Auszahlungsbetrag

• Erstellung des PAIN-Files, welches die Zahlungsaufträgen für die Postfinance enthält

• PAIN Gegenbuchung nach Ausführungsbestätigung der Postfinance

7.  Sammelbuchung FIBU

• Anzeige aller Buchungen, welche noch nicht in die FIBU gebucht wurden

Die Schritte 1,  2 und 3 sowie Gegenbuchung und 7 betreffen buchhalterisches Geschehen. Unter den Punkten 4, 5 und 6 laufen Datenaufbereitungen.

Nach alle Funktionen, die in der Stapelverarbeitung durchgeführt werden, wird ein Log unter dem Menüpunkt "Batch-Log" geschrieben. Dort ist ersichtlich, ob der Prozess abgeschlossen ist und ob dieser fehlerfrei durchgelaufen ist. Falls nicht, sind die Details dazu beschrieben. Es ist deshalb empfehlenswert, nach jeder ausgeführten Funktion den Batch-Log zu prüfen.

Schnittstelle

Es gibt drei Möglichkeiten, wie Buchungen in die FIS-Schnittstelle gelangen können:

• Von den Fachabteilungen erfasste Buchungen aus dem Menü „Massnahmen buchen“ (siehe Buchungen freigeben)

• Buchungen aus dem Berechnen / Eröffnen, die aufgrund der jeweiligen Agrardaten berechnet werden (siehe Planung: Eröffnungen)

• Buchungen aus dem Anwendungsbereich "SV"

Eine Stapelverarbeitung kann aus Daten aus mehreren oder aus nur einer der oben genannten Herkünften bestehen. Wichtig ist, dass alle für eine Verarbeitung vorgesehenen Daten in die Schnittstelle übertragen werden. Bei SV-Verarbeitungen übermittelt der Fachbereich die Daten selber. Danach schickt sie die unterschriebenen Freigabeprotokolle sowie die allfällige Auszahlungsliste und Zahlungsbestätigung der Bank für die Überweisung der BAK per Email an GELAN.

Für Stapelverarbeitungen mit Buchungen, die über die Schnittstelle ins FIS gelangen, wird diese Checkliste verwendet: Q:\LANAT\ADZ_GELAN_ICT\Daten\PRODUKTION\GELAN-NOTIZEN\FINANZEN\CHECKLIST_Auszahlung_GELAN_4_elektronisch.pdf oder Q:\LANAT\ADZ_GELAN_ICT\Daten\PRODUKTION\GELAN-NOTIZEN\FINANZEN\CHECKLIST_Auszahlung_mit_Verrechnungen_GELAN_4_elektronisch.pdf

Für jede Stapelverarbeitung wird ein neuer Ordner erstellt, in dem alle Dokumente abgelegt werden: Q:\LANAT\ADZ_GELAN_ICT\Daten\PRODUKTION\GELAN-PROD\PRODXX\FIN\STAPELVERARBEITUNG\Kanton\Art der Stapelverarbeitung

Freigabe

Nachdem alle für die jeweilige Verarbeitung vorgesehenen Daten in die Schnittstelle übertragen wurden, werden die PV-Daten mit der Auswertung "Adresscheck" auf ihre FIS-Gültigkeit geprüft. Falls etwas nicht in Ordnung sein sollte, muss der zuständige Fachbereich die Korrektur in der Personenverwaltung vornehmen. Zudem wird mit dem Tabellenblatt "Kont_SS" der Auswertung "Stapel_Kontrolle" geprüft, ob alle Buchungen mit den korrekten Beträgen in der Schnittstelle stehen.

Als Nächstes werden die fachlichen Freigabeprotokolle mit dem Report "Freigabeprotokoll" erstellt. Pro Kanton, Verordnung und betreffend Kontrollkosten pro Kontrollorganisation wird ein Dokument erstellt und hier abgelegt: Q:\LANAT\ADZ_GELAN_ICT\Daten\PRODUKTION\GELAN-PROD\PRODJJ\FIN\FACHLICHE_FREIGABE\Kanton

Diese Unterlagen werden per Email an die zuständigen Stellen zur Kontrolle und Unterschrift geschickt. Die Bestätigung der Freigabe erfolgt per Mail mit der Zustellung des PDF’s mit der Unterschrift. Im Kanton BE wird die digitale ID von Windows verwendet oder wenn das nicht möglich ist, wird das PDF ausgedruckt, unterschrieben und wieder eingescannt. Ausserkantonal wird, wenn möglich auch eine elektronische Signatur verwendet oder wenn das nicht möglich ist, wird das PDF ausgedruckt, unterschrieben und wieder eingescannt.

michael.howald@be.ch

michael.howald@be.ch

Nachdem alle Freigaben pro Kanton eingegangen sind, kann mit der Verarbeitung weitergefahren werden. Mit der Funktion “Freigabe Buchungen” werden die Buchungen ins Register "Verrechnungsübersicht" gestellt.

Im Falle, dass eine Buchung fälschlicherweise in der Schnittstelle ist, kann diese, wenn sie markiert ist, mit der Funktion “Löschen Buchung SS” aus der Schnittstelle entfernt werden. Falls ein ganzer Buchungsstapel aus der Schnittstelle entfernt werden soll, muss dieser markiert und mit der Funktion “Löschen Buchungsstapel” gelöscht werden. Diese beiden Funktionen werden im Auftrag der zuständigen Fachabteilung durchgeführt. Im gleichen Schritt werden die Eröffnungen im Berechnen / Eröffnen passiv gesetzt.

Verrechnungsübersicht

In diesem Register werden alle Buchungen einer Verarbeitung angezeigt. Zudem werden die offenen Buchungen älterer Verarbeitungen angezeigt, die die Buchungsart "Teilverrechnung" haben. Hier ist ersichtlich, ob mit der aktuellen Verarbeitung etwas verrechnet werden kann. Die Buchungen können hier nicht bearbeitet werden. Dieses Register dient der Übersicht und hier können die Buchungen mit der Funktion “Kontokorrent buchen” ins Kontokorrent übergeben werden.

Kontokorrent

Hier erscheinen zur Belegerstellung:

• Systembuchungen aus der Schnittstelle

• im Kontokorrent des einzelnen Bewirtschafters erfasste Handbuchungen (Menü „Kontokorrent“)

• vom System automatisch erzeugte Buchungen aus dem Zahlungsverkehr: Doppelzahlungen / Fehlzahlungen oder Zahlungsrückläufe (manuell ausgelöst: Zahlungsrücklauf)

Alle Buchungsgruppierungen stehen zur Belegerstellung bereit. Vom Moment an, wo sie im Register „Kontokorrent“ sind, stehen nur zwei Parameter zur Unterscheidung zur Verfügung: das Datum „Verarbeitung bis“ und/oder die PID. Aus allen KK-Buchungen mit gleichem Datum und/oder gleicher PID werden konsolidierte Belege erstellt. Alle haben dasselbe Valutadatum. Falls nicht alle Buchungen gleichzeitig verarbeitet werden sollen, lassen sich einzelne Buchungen mit “Buchung zurückstellen” um maximal 7 Tage verschieben.

N.B. Eine zweckmässige Ein- und Aufteilung der zu verarbeitenden Batches sollte deshalb im Register “Schnittstelle” erfolgen.

Mit der Funktion “Beleg buchen” werden die Kontokorrent-Buchungen auf ein Beleg gebucht. Bei dem sich öffnenden Fenster stehen folgende Eingabemöglichkeiten zur Verfügung, um die Kontokorrent-Buchungen für die Verarbeitung auszuwählen.

Felder

Kontrolle mit SQL Server Reporting Services: „Stapel_Kontrolle“, Register „KONT_KK“

Belegverrechnung

Hier werden die offenen Belege angezeigt, welche mit Buchungen der aktuellen Verarbeitung verrechnet werden könnten. Dies wird im Auftrag der zuständigen Abteilung gemacht. Gemäss Entscheid der Fachgruppe Agrarvollzug dürfen offene Beträge bis CHF 20.- ohne Rücksprache mit einer allfälligen Auszahlung von Direktzahlungsbeiträgen verrechnet werden. Es ist aber zu beachten, dass kein Betreibungsamt als begünstigte Person hinterlegt ist. Deswegen wird trotzdem mit dem zuständigen Fachbereich Rücksprache gehalten. Mit der Funktion “Belegverrechnung” wird der markierte Beleg mit der geplanten Auszahlung des entsprechenden PID's in der aktuellen Verarbeitung verrechnet.

Belege

Hier sind die Belege sowie die zugehörenden Druckbelege ersichtlich. Pro Verarbeitung gibt es einen Papierbeleg. Deshalb muss bevor ein Druckbeleg erstellt werden kann, die gewünschte Verarbeitung angewählt werden. Nach Auswahl der gewünschten Belegverarbeitung werden die Druckbelege mit der Funktion “Druckbelege erstellen” erstellt.

In der Spalte „Druckbeleg erstellt“ der betreffenden Verarbeitung wird ein „Ja“ angezeigt. Mit der Stapelverarbeitung darf erst weitergefahren werden, wenn dies der Fall ist.

Kontrolle  mit SQL Server Reporting Services: „Stapel_Kontrolle“, Register „KK_Beleg“ und "KK_Herkunft"

Falls die Belegverarbeitung rückgängig gemacht werden soll, muss die Funktion “Belegverarbeitung löschen” ausgeführt werden. D.h. die Buchungen werden zurück in den Menüpunkt "Kontokorrent" gestellt und der Zusammenzug der Buchungen auf Belege wird rückgängig gemacht.

Druckbelege

Hier werden alle anstehenden Zahlungen, Fakturen oder Verrechnungsbelege pro Verarbeitungslauf angezeigt. Mit der Funktion “Druckdatum setzen” und der Angabe des Versanddatums wird das Druckdatum gesetzt.

Kontrolle  mit SQL Server Reporting Services: „Stapel_Kontrolle“, Register „KK-Druckbeleg“

Falls die Erstellung der Druckdaten rückgängig gemacht werden soll, muss die Funktion “Reset Druckbelege” ausgeführt werden.

Enthält die Verarbeitung Auszahlungen müssen die Zahlungsdaten erstellt werden mit “Zahlungsdaten erstellen” und der Angabe des Valuta-Datums der geplanten Auszahlung.

Auszahlungen PAIN

PAIN-Datei erstellen 

Hier werden alle Auszahlungen der betreffenden Verarbeitung angezeigt.

Mit dem Report “IBAN Anzahl prüfen” wird geprüft, ob es IBAN-Nummern gibt, die in der entsprechenden Verarbeitung mehrmals verwendet werden und wenn ja, ob das korrekt ist.

Mit der Funktion “PAIN-Datei erstellen” wird ein elektronischer Zahlungsauftrag erstellt, der an die Postfinance übermittelt wird. (siehe  Kapitel Weiterverarbeitung PAIN)

PAIN-Gegenbuchung

Mit der Ausführungsbestätigung der Postfinance kann geprüft werden, ob alle Auszahlungen ausgeführt wurden. Die Ausführungsbestätigung ist jeweils am Morgen der Auszahlung im E-Finance-Account verfügbar. Wenn die Auszahlungen korrekt erfolgt sind, können die Gegenbuchungen mit der Funktion “PAIN Gegenbuchung” gestartet werden. Die Gegenbuchungen werden für alle Auszahlungen einer PAIN-Verarbeitung erstellt. Falls eine Zahlung nicht ausgeführt werden konnte, muss diese vorgängig als NOK-Fall markiert und anschliessend als NOK-Fall weiterbearbeitet werden. 

FIBU Sammelbuchung

Hier werden alle Buchungen angezeigt, die noch nicht in die FIBU gebucht wurden. Dies wird mit der Funktion “FIBU Sammelbuchung” gemacht. Alle unter dem Register „FIBU Sammelbuchungen“ aufgeführten Buchungen werden unabhängig von Verarbeitungs- oder Valutadatum gleichzeitig in die FIBU übertragen. Es stehen keine Filter zur Verfügung.

Weiterverarbeitung PAIN

PAIN-File übermitteln

Nach der Verarbeitung unter dem Menüpunkt „Auszahlungen PAIN“ wird im jeweiligen Kantonsordner im Ordner "painx" (\\10.238.0.21\gelan-data\sharesFIS) ein File für die Übermittlung an die Postfinance erstellt.

Programm „WINSCP“ im RD Web öffnen:

EZAG_Produktion wählen:

Passwort mit OK bestätigen

Im linken Bereich den Ordner des entsprechenden Kantons auswählen: \\10.238.0.21\gelan-data\sharesFIS\painx\Kanton (im Normalfall ist der Ordner der letzten Sitzung geöffnet), im rechten Bereich befindet sich der Postfinance-Teil (pain-001-in):

Übernahme des entsprechende Files durch DRAG and DROP vom jeweiligen Kantonsordner in den Postfinance-Bereich.

PAIN-Freigabeprotokoll erstellen 

Alle PAIN-Dateien müssen durch zwei berechtigte Personen der GELAN ICT kontrolliert und freigegeben werden. Dafür muss mit Angabe der Laufnummer der entsprechenden Auszahlung der Report "Zahlungsfreigabe" im Tool "SQL Server Reporting Services" aufbereitet und hier abgelegt werden: Q:\LANAT\ADZ_GELAN_ICT\Daten\PRODUKTION\GELAN-PROD\PRODXX\FIN\STAPELVERARBEITUNG\Kanton\Art der Stapelverarbeitung\Verarbeitung

Das Dokument besteht aus einem Hauptblatt mit den wichtigsten Angaben zum Zahlungsauftrag sowie aus Zusatzblättern mit den Informationen zu den Einzelauszahlungen. Bei grossen Auszahlungen wird jeweils nur jede 10. Seite kontrolliert. Das Freigabeprotokoll wird per Email an die Freigabestellen versandt. Diese vergleichen die Angaben auf dem Dokument mit denen des Auszahlungsauftrags im Postfinance-Account. Pro Seite der Einzelauszahlungen muss pro Freigabestelle eine Stichprobe gemacht werden. Im Postfinance-Account wird die Freigabe für die Auszahlung erteilt und mit dem Visum zu jeder Position auf dem Dokument bestätigt.

Für die Bereiche “Betrag”, “Fälligkeit”, “Anzahl Aufträge” und die Gesamtfreigabe auf dem Hauptblatt sowie für die Stichproben der Einzelauszahlungen wird die digitale ID von Windows verwendet.

Aufbereiten der Versanddokumente

Bevor die Versände aufbereitet werden, sei es für Rechnungen oder Mahnungen, muss geprüft werden, ob jede Faktura/Mahnung eine QR-Information enthält. Dafür wird dieses SQL mit der Eingabe der entsprechenden Druckbelegnummer ausgeführt: \\10.238.0.21\gelan-data\DB\Abfragen\MS SQL\Angp\fehlende_QR_Info_ermitteln.sql. Falls keine fehlenden QR-Informationen angezeigt werden, kann mit dem Aufbereiten der Versanddokumente fortgefahren werden.

Falls es eine fehlende QR-Information für eine Faktura / Mahnung gibt, muss geprüft werden, wo das Problem liegt und die Personendaten müssen entsprechend angepasst werden. Mit Schritt 1 kann ebenfalls geprüft werden, wo das Problem liegt. Ausserdem können die Anpassungen an den Personendaten überprüft werden.

1. QR-Code für den übergebenen Druckbeleg @pBED7731P erzeugen und den Rückgabewert der externen QR-Code-Library anzeigen

Wenn bei der Spalte “@SwissQrCodeBinary” ein Inhalt angezeigt wird (QR-Informationen beginnen immer mit 0x) und wenn die Spalte “@hasError” eine 0 enthält, kann der zweite Schritt durchgeführt werden.

2. QR-Code für den übergebenen Druckbeleg @pBED7731P erzeugen, den Rückgabewert der externen QR-Code-Library anzeigen und in DB persistieren

Anschliessend kann mit dem Aufbereiten der Versanddokumente fortgefahren werden.

Mit dem Reporting-Tool "SQL Server Reporting Services" werden die Finanzflüsse (Milchbüechli) und die Eröffnungen aufbereitet. 

Einzelaufbereitungen

Die Reports für Einzelaufbereitungen liegen im Verzeichnis Stamm/Gelan/FIS.

• SV-Verarbeitung: Milchbüechli Intern (Besonderheit SV/BAK und SV-FR: Es werden nur Rechnungen versandt)

• Geldbereitstellungen: Milchbüechli Geldbereitstellung

• Mahnungen: Milchbüechli Intern, wenn die Dokumente selber gedruckt werden oder Milchbuechli Extern, wenn der Auftrag an die Druckerei geht

Hinweise zu den Feldern: Milchbuechli intern

Hinweise zu den Feldern: Milchbüechli Geldbereitstellung

Grossversände (Akonto-, Haupt- und Schlusszahlung sowie NABE)

Die Reports sind im Verzeichnis http://abla-www-gelanrs.gelan-ict.ch/Reports/browse/GELAN/FIS/Massenversand zu finden. Welche der einzelnen Dokumente versandt werden, wird durch die Art der Verarbeitung bestimmt. 

Es werden nur noch die Rechnungen versandt mit Ausnahme der Personen, die im GELAN keinen registrierten Betrieb haben. Diese erhalten die Unterlagen immer in gedruckter Form.

1. Für alle Einträge muss sichergestellt werden, dass die Informationen zum Betrieb nachgeführt sind. Dazu wird das SQL “BEB nachführen für Massnahmen buchen” ausgeführt.

2. Übersicht der Verarbeitungen erstellen. Dazu wird das SQL “Anzahl Output.sql” ausgeführt.

3. Die Berichte mit den entsprechenden Angaben aufbereiten.

Milchbüechli_Massenversand

• Betriebe mit Rechnung  

  • RG →  Nur Rechnungen

  • Betriebstyp → Betriebstyp vorhanden

  • Druckbelg_Nr → ab Stapelverarbeitung

  • SPC → Deutsch und/oder Französisch

• Auszahlungen und Rechnungen für Personen ohne Betrieb

  • RG →  Alles

  • Betriebstyp → ohne Betriebstyp

  • Druckbelg_Nr → ab Stapelverarbeitung

  • SPC → Deutsch und/oder Französisch

Massnahmen_Massenversand

• Betriebe mit Rechnung

  • SPC → Deutsch und/oder Französisch

  • Betriebstypen → DZ Betriebe

  • Druckbeleg_Nr → ab Stapelverarbeitung

  • Rechnung, Zahlung oder alles →  Rechnung

• Rechnungen für  übrige Betriebe

  • SPC → Deutsch und/oder Französisch

  • Betriebstypen → übrige Betriebe

  • Druckbeleg_Nr → ab Stapelverarbeitung

  • Rechnung, Zahlung oder alles →  Rechnung

• Auszahlungen und Rechnungen für Personen ohne Betrieb

  • SPC → Deutsch und/oder Französisch

  • Betriebstypen → ohne Betreibstyp

  • Druckbeleg_Nr → ab Stapelverarbeitung

  • Rechnung, Zahlung oder alles →  Alles

Eröffnung je GID

• Betriebe mit Rechnung 

  • Druckbeleg_Nr → ab Stapelverarbeitung

  • Nummer Eröffnungslauf → ab Register Planung

  • SPC → Deutsch und/oder Französisch

  • DZ Betrieb Ja/Nein →  JA

• übrige Betriebe mit Rechnung 

  • Druckbeleg_Nr → ab Stapelverarbeitung

  • Nummer Eröffnungslauf → ab Register Planung

  • SPC → Deutsch und/oder Französisch

  • DZ Betrieb Ja/Nein →  NEIN

Hinweise zu den Feldern: Anzahl Dokumente

Hinweise zu den Feldern: Eroeffnung_je_GID

Hinweise zu den Feldern: Massnahmen_Massenversand

Hinweise zu den Feldern: Milchbuechli_Massenversand