1. Einleitung

Die vorliegende Benutzungsanleitung liefert die allgemein gültigen Informationen zu Umgang und Handhabung der Anwendung GELAN 4. Dies ist eine Browser basierte Internetapplikation. Für die einzelnen Anwendungsbereiche bestehen separate Beschriebe.

2. Was ist GELAN

GELAN steht für die deutschsprachige Abkürzung von Gesamtlösung EDV Landwirtschaft und Natur. Unter diesem Titel betreiben die Kantone Bern, Freiburg und Solothurn gemeinsam ein umfassendes elektronisches Agrarinformationssystem.
Das System, bestehend aus der Datenhaltung, der Anwendung(Software), sowie den erforderlichen Schnittstellen wurde seit 2000 kontinuierlich ausgebaut und ständig den aktuellen fachlichen und technischen Anforderungen angepasst. Es umfasst heute 15 vollständig integrierte Teilsysteme aus verschiedenen Agrarbereichen.

3. Rahmenorganisation

Dokumentationen und Anleitungen

Für GELAN 4 werden umfangreiche Dokumentationen erstellt mit dem Ziel, die Benutzenden bei der Arbeit optimal zu begleiten und die Notwendigkeit von Supportanfragen zu minimieren. Die Dokumentationen sind im Anwendungsbereich „Info" unter dem Menüpunkt "Liste Dokumente" als PDF verfügbar. Weitere Informationen finden Sie hier.

Allgemeines Anwendungshandbuch

Der vorliegende Beschrieb (siehe Einleitung).

Benutzungsanleitungen

Es gibt pro Menüpunkt von GELAN 4 einen Beschrieb. Darin werden die Funktionalitäten der Anwendung beschrieben und mit Hinweisen und Tipps für die Benutzenden ergänzt. Der Beschrieb ist über den Info-Knopf  im jeweiligen Menüpunkt aufrufbar.

Tutorial

Ebenfalls pro Anwendungsbereich steht eine Anleitung mit Übungen (Tutorial) für neue Benutzende zur Verfügung. Anhand dessen können sich Benutzende mit einer kurzen Einführung und den Benutzungsanleitungen selbständig in die Lesefunktionalitäten einarbeiten. 

FAQ's

Im Dokument Häufig gestellte Fragen werden jeweils aktuell häufig auftretende Fragen beantwortet. 

Support

Bewirtschaftende

Im Kt. Bern sind die Erhebungsstellenleitenden die erste Ansprechstelle (1. Level) für Bewirtschaftende. Bei weiter gehenden Fragen können sich Erhebungsstellenleitende via Telefonhotline 031 636 54 90 an die ADZ wenden (2. Level mit Wahl technisch oder fachlich).
Im Kt. Solothurn können sich Bewirtschaftende direkt an die Verwaltung wenden (1. und 2. Level). Bei besonderen technischen Fragen werden Bewirtschaftende ausnahmsweise ebenfalls an die Hotline verwiesen.
Im Kt. Fribourg sind ebenfalls Erhebungsstellenleitende als erste Ansprechpersonen geschult. Zweite Anlaufstelle ist die Kantonsverwaltung. Auch hier können Bewirtschaftende bei besonderen technischen Fragen an die Hotline verwiesen werden.

Kantonsmitarbeitende

0. Level: Erste Priorität hat die Vermeidung von Anfragen dank einer selbstsprechenden Anwendung, hilfreichen Benutzungsanleitungen und zweckmässigen Schulungen der Benutzenden.

1.Level: Die erste Ansprechperson für alle Fragen zur Anwendung ist ein sogenannter SuperUser aus der Verwaltung selbst. Diese Person beantwortet alle Fragen nach ihren Möglichkeiten und unter zu Hilfenahme der verfügbaren Dokumentationen. Oft kann die gleiche Person dank seiner Fachkenntnis auch Antworten zu Fragen der Businessprozesse geben. (Listen der aktuellen SuperUser nach Kanton [3])

2.Level: Bei Fragen, welche der SuperUser nicht beantworten kann, bei Verdacht auf eine akute oder permanente Fehlfunktion der Anwendung oder bei Anregungen für Systemanpassungen richtet sich der SuperUser resp. die SuperUserin an Gelan Informatik, welche damit den 2. Level sicherstellt.

3.Level: Zu Anfragen, welche GI nicht beantworten kann, Fehlerkorrekturen oder notwendigen Softwareanpassungen steht GI mit dem Softwarehersteller, welcher damit als 3. Level fungiert.

4. Allgemeine Hinweise

Bewirtschafterjahr

Falls Sie über mehrere Berechtigungen verfügen oder den Betrieb seit mehreren Jahren führen, folgt ein Auswahldialog: Ein Rollenwechsel kann in der Erhebung über das Figurensymbol neben dem Namen gemacht werden.

Befindet man sich nicht im aktuellen Beitragsjahr, wird ein gelber Balken angezeigt:

Menüführung

Stufe	Beschreibung
	Oben links sind nach Klick auf   die Anwendungsbereiche ersichtlich, welche einem zur Verfügung stehen
	Menüpunkte können durch Mausklick angewählt werden
	Innerhalb der Menüpunkte existieren unterschiedliche Mengen von Registern
	Die beiden Pfeile oben links im Fenster bewirken einen Wechsel der Bildschirmansicht (vor oder zurück bezüglich Menüpunkt)

Funktionsstatus

Funktionsstatus	Beschreibung
	Funktionstasten, bei denen beim Darüberfahren mit der Maus eine Hand angezeigt wird, sind aktiv. Funktionstasten, welche grau verschleiert sind bei denen beim Darüberfahren mit der Maus ein Verbotszeichen erscheint, sind inaktiv. Eine Funktionstaste kann aufgrund des Anwendungszustandes oder einer fehlender Schreibberechtigung inaktiv sein. Bei Benutzenden ohne Schreibberechtigung werden die Funktionstasten gar nicht angezeigt.
	Eine selektierte Zeile einer Liste wird blau angezeigt, wenn diese ausgewählt wurde.

Feldtypen

Feldtyp	Beschreibung
	Felder mit weissem Hintergrund können bearbeitet werden
	Felder mit blauer und roter Umrandung werden gerade bearbeitet. Erscheint nur noch die blaue Umrandung, kann gespeichert werden.
	Grau hinterlegte Fenster können nicht bearbeitet werden weil die Anwendung nicht im Bearbeitungsmodus ist weil das Feld nicht mehr verändert werden darf weil der Wert des Feldes durch das System selber vergeben wird.
	Selektionsfeld (Die Auswahl wird den Stammdaten entnommen)
	Felder welche nicht umrandet sind werden in der Regel vom System automatisch abgefüllt. Sie können vom Benutzer nicht überschrieben werden.

Allgemeine Funktionen

Funktion	Beschreibung
Grösse der Bildschirmansicht	Die Grösse der Anwendung lässt sich gemäss Standardfunktionen des verwendeten Browsers verändern.
Sprache	Die Anwendung steht in Deutsch und Französisch zur Verfügung. Die Sprache kann sehr einfach per Mausklick oben rechts geändert werden.
Tabulator-Taste: Navigation im Bearbeitungsmodus	1 Feld vorwärts
Shift + Tabulator: Navigation im Bearbeitungsmodus	1 Feld zurück
Neu erfassen	Erfassen eines neuen Listeneintrags
Löschen	Löschen eines Listeneintrags
Bearbeiten	Ändern eines Eintrags
Speichern	Änderung oder Neuerfassung abschliessen
Abbrechen	Änderung oder Neuerfassung verwerfen
Auswahl zurücksetzen	Löschen des aus einer Werteliste ausgewählten Eintrages in einem Feld.
Suchen	Eintrag zu einem Feld suchen z.B. in der Erhebung beim Menüpunkt "Landabgabe"
Dialog schliessen	Verlassen des geöffneten Fensters (wird nicht bei allen Fenstern gleich gehandhabt)

Kantonsmitarbeitende

Allgemeine Hinweise

Bewirtschafterjahr

Bei Arbeiten in den Bereichen "Erhebung" und "Betriebsanerkennung" ist besondere Vorsicht geboten, dass das korrekte Jahr ausgewählt ist.

Farbgebung

Die verschiedenen Umgebungen sind im Kopfbereich jeweils anders eingefärbt. (siehe Abbildung unten).

Umgebung	Preview
Produktion(wie bisher)
Test
Integration
Schulung
Labor

Datenschutz und Datensicherheit

Für den Umgang mit den teilweise persönlichen Daten gilt strengste Sorgfalt gemäss dem Merkblatt Datenschutz und Datensicherheit der GELAN ICT, welches im Anwendungsbereich “Info” unter “Dokumente” zu finden ist. Die Zugriffrechte auf GELAN 4 werden nur nach persönlicher Unterzeichnung des Merkblattes durch die Benutzenden vergeben.

Berechtigungsprozess

Die Zugriffsberechtigungen für neue Mitarbeitende oder Mitarbeitende in neuen Funktionen müssen durch den Fachvorgesetzten bei GELAN beantragt werden.
Der dafür nötige Prozess ist im Anwendungsbereich Info beschrieben. Wir bitten die Anwender, die Informationen bei Bedarf dort abzuholen.
 
Hier sind zu jedem Prozess die nötigen Formulare abgelegt:

Änderungsbedarf

Ein Änderungsbedarf besteht, wenn sich in einer Fachabteilung (oder in mehreren) eine Anforderung zur Anpassung oder Ergänzung der Anwendung, der Auswertungen, der Berichte oder der Plausibilisierung zur Qualitätskontrolle zeigt. Vor der Eingabe der Voranalyse ist dieser Bedarf auf der Fachseite grundsätzlich zu definieren.
Die untenstehende Darstellung zeigt den Überblick über den Prozessablauf für Änderungen.

Die Dokumente mit dem Formular des Änderungsantrags sowie zum Vorgehen, wie ein Änderungsantrag erfasst wird, sind im Anwendungsbereich „Info" unter dem Menü „Dokumente" zu finden.

Zugriffsberechtigung

Die Auflagen des Datenschutzes erfordern verhältnismässige Zugriffsrechte auf personenbezogene Daten. Entsprechend besteht für die Beitragsjahre, die weiter als 5 Jahre zurückliegen, eine Zugriffsbeschränkung: nur noch wenige Personen können auf diese Daten zugreifen. Dieser Zugriff ist nur noch lesend möglich und ist mit   oben rechts im Fenster gekennzeichnet.

Anmeldung und Passwortwechsel

Der Einstieg auf Gelan 4 erfolgt ganz einfach über die Eingabe der korrekten Internetadresse in Ihrem Browser. Empfehlung: setzen sie sich einen Favoriten. https://prod.gelan4.be.ch/
Für den Betrieb und die Pflege der Applikation werden neben der produktiven Umgebung auch eine Testumgebung und eine Integrationsumgebung gepflegt. Diese stehen bei Bedarf auch für Schulungszwecke zur Verfügung (https://test.gelan4.be.ch/ - https://int.gelan4.be.ch/)

	Domain: gelanloc BenutzerID: Namenskürzel, vier Buchstaben Passwort: geheim halten!
	Der Passwortwechsel kann bei die Anmeldeleiste (s. oben) getätigt werden oder über das Figurensymbol neben dem Namen. Ebenfalls kann hier die Rolle geändert und abgemeldet werden. Passwortkonventionen:-- Mindestens 8 Zeichen-- Von folgenden drei Kriteren müssen mindestens zwei erfüllt werden: Grossbuchstaben, Zahl, Sonderzeichen.

Suche

Die Suche ist rechts neben der Menüleiste angeordnet und wird mit Klick auf  geöffnet. Sie ist für jedes Menü (Personen, Betriebsanerkennung, …) unabhängig, d.h. das Suchergebnisse bei den Personen bleibt bestehen, wenn der Benutzer ins Menü Betriebsanerkennung wechselt und dort eine komplett andere Suche durchführt. 

Suchkriterien

Je nach Menü stehen diverse Suchkriterien zur Verfügung, welche in der Regel auch kombiniert werden können. Die Kriterien bleiben vorhanden, bis diese mit der Funktion  zurückgesetzt werden. Die Suche wird mit ausgeführt. 

Suchergebnisse

Die Ergebnisliste kann mit den Pfeilen oben rechts durchgeblättert werden - auch wenn das Suchfenster geschlossen ist. Durch Klick auf   bzw.   kann zwischen der Ergebnisliste und den Suchkriterien gewechselt werden. Mit Klick auf  gelangt man zurück zum Menüpunkt. 

Tipps und Hinweise

Um Doppel- und Fehlerfassungen zu vermeiden, verfügt die Personenverwaltung über umfangreiche Suchmöglichkeiten. Gross- und Kleinschrift wird ignoriert. Die Suche nach „müller" findet auch „Müller". Die Suche nach Wortteilen:

• „Müll" findet alle Einträge, die mit diesen Buchstaben beginnen

• „Be_eler" findet alle Einträge, die mit „be" anfangen und mit „eler" aufhören und zwischen den beiden Wortteilen einen beliebigen Buchstaben aufweisen

• „Brön%imann" findet alle Einträge, die mit „Brön" anfangen und mit „imann" endet; zwischen den beiden Wortteilen kann kein Zeichen, ein oder mehrere Zeichen vorhanden sein.

Glossar- und Abkürzungsverzeichnis

Das Glossar- und Abkürzungsverzeichnis ist im Anwendungsbereich “Info” unter “Dokumente” zu finden.