Buchhaltungsabschluss

Vorbereitung

Zeitpunkt

Aktion

Beschreibung / Begründung

Bemerkung / Kontrolle

Verant-wortung

nach SZ

Rücküberweisung verrechneter Beträge mit SZ an externe Stellen

  • Geldbereitstellung

    • BE:

      • Kontrollgebühren

      • Bildungsfonds

      • Promotion Rebbau

      • Rebgesellschaft Thunersee-Bern

      • ev. Rücküberweisung BAK

    • FR:

      • ev. Bildungsfonds

      • UPF-FBV

      • UPF-FBV Rechtsdienst

      • Kontrollgebühren

      • AFAPI: bezogene Dokumente (Feldkalender, Wiesenkalender)

      • ev. Rücküberweisung FR-SV inkl. allfälligen Zinsen

    • SO:

      • Kontrollgebühren

      • Bildungsfonds

  • Rücküberweisungen inkl. Abschreibungen (8000xxx)

  • Überprüfung PCK für Rücküberweisungen --> Geldbereitstellung, wenn möglich, in Geldbereitstellung SZ integrieren

  • Valuta: Dezember, gleichzeitig mit Auszahlung SZ

  • Vorlagen: GEVER: 5-1-0-2 Finanzinformationen GELAN bereitstellen/GELAN-FIS JJJJ/STAPELVERARBEITUN/Kanton/GELDBEREITSTELLUNG



VFIS GI

nach SZ

  • Eingang EKR

EKR anfordern bei Kantonen

VFIS GI

nach SZ

  • Abgleich FIS - BEER-Massnahmen inkl. DZV, EKBV, GZ

  • Abgleich_FIBU_Abrechnung

  • Microsoft SQL Server Management Studio: Prozedur "SYW_FISAbgleichERFIBU_01"

  • Register "KK_JJJJ_SumProKonto": Auswertung der Kontensaldi für das betreffende Jahr (nur Bewegungen ohne Eröffnungsbuchungen)

  • Register "KK_JJJJ_SumProVEL": Auswertung der Buchungssummen pro Verarbeitungslauf (VEL), Fälligkeitsdatum (DAF), Valutadatum (DAV) und Konto.

    • Für den Nachweis des Finanzflusses ist in erster Linie dieses Register zu verwenden. Es sind sämtliche Buchungen enthalten, welche für den Finanzfluss des ausgewerteten Jahres relevant sind (nach Valutadatum). Daher finden sich auch Buchungen zu Verarbeitungen aus früheren Jahren wenn der Ausgleich erst ausgewerteten Jahr erfolgt ist.

    • Durch Filterung auf den VEL erscheinen sämtliche Buchungen, welche zum jeweiligen Verarbeitungslauf gehören.

    • Der Buchungstyp (TYP) gibt dabei die Art der Buchung an:

      • R: Rechnung (inkl. Ausgleichsbuchungen)

      • Z: Zahlung (inkl. Ausgleichsbuchungen)

    • mit folgenden Spezialfällen

      • SJ: Aktive Buchungen im Bezugsjahr (in unserem Fall 2015), welche im Folgejahr storniert wurden.

      • SV: Buchungen aus Vorjahren, welche im Bezugsjahr storniert wurden

      • OJ: OP-Forderungen per Ende Bezugsjahr, welche im Folgejahr bezahlt wurden.

      • OV: OP-Forderungen per Ende Bezugsjahr, welche per Auswertungszeitpunkt noch offen sind

  • Hinweis zu den Daten:

    • stornierte Buchungen vom aktuellen Buchungsjahr sind nicht enthalten

    • Buchungen von Rechnungsbelegen, die manuelle Buchungen enthalten oder über manuelle Buchungen ausgeglichen wurden, werden als Buchungstyp “Z” angezeigt anstatt Buchungstyp “R”. Dies ist beim Filtern zu beachten.

    • Diese Fälle können über das folgende SQL ausgewertet werden: \10.238.0.21\gelan-data\DB\Abfragen\MS SQL\Angp\Sonderfälle_SYW_FISAbgleichERFIBU_01.sql

Hinweis zum Abspeichern der Excel-Dateien:

Datei zwischenspeichern im Netzwerk 10.238.0.21: gelan-data, danach hierhin speichern: Q:\LANAT\ADZ_GELAN_ICT\Daten\PRODUKTION\GELAN-PROD\PRODJJ\FIN\ABRECHNUNG\Kanton



VFIS GI / CF GI

nach SZ

  • Abgleich MB-FIS



VFIS GI / CF GI

nach SZ

  • Abgleich Kofinanzierung



VFIS GI / CF GI

nach SZ

  • Abgleich ER-Bilanz



VFIS GI / CF GI

nach SZ

  • Erstellen Abschlussdoku-Excel

  • Gemäss Vorjahresdoku: GEVER: 5-1-0-2 Finanzinformationen GELAN bereitstellen/GELAN-FIS JJJJ/ABRECHNUNG/Kanton/Abschluss JJJJ/Kanton_Buchhaltungsabschlussdoku_JJJJ



CF GI

nach SZ

  • Aufteilung ANF Beiträge Bund/Kanton

  • Vorlage GEVER: 5-1-0-2 Finanzinformationen GELAN bereitstellen/GELAN-FIS JJJJ/ABRECHNUNG/BE/JJJJ_ANF_BE_Aufteilung_Finanzfluss_ANF.xlsx an Florian Burkhalter (florian.burkhalter@be.ch) schicken

 

VFIS GI

Mitte Dez

  • ev. letzte Rücküberweisung BAK

  • inkl Zinsen! Keine Rechnungen mehr verarbeiten nach Rücküberweisung; falls verspätete / dringende Rechnung verarbeitet wird, muss eine erneute Rücküberweisung vorgenommen werden!

  • Abklärung Valuta mit Hans Oesch

 

VFIS GI

Mitte Dez

  • ev. letzte Rücküberweisung SV-FR

  • inkl. allfälligen Zinsen

 

VFIS GI

20.12.

  • NABE FR

  • LOWI liest Handbuchungen ein und gibt Bescheid, wenn die Verarbeitung durchgeführt werden kann

  • Valuta: 20.12.

  • Geld kann bestellt werden, sobald die Auszahlungsbeträge bekannt sind

 

VFIS GI

29.12.

  • Auszahlung SV

  • Letztmögliche Auszahlung SV in der Altjahrswoche: einen Tag vor dem letzten Wochentag des Jahres, z.B. letzte Auszahlung am 28.12. wenn der 29.12 der letzte Wochentag ist. Lieber 1-2 Tage früher, falls irgend etwas schief gehen sollte, z.B. Auszahlung kann bei der Postfinance nicht ausgeführt werden oder Geld vom Kanton ist nicht rechtzeitig auf dem Postkonto.



VFIS GI

Dez KW 52

  • Bilanz/ER

  • aktuelle Bilanz/ER BE an Hans Oesch (hans.oesch@be.ch) schicken (nach letzter Auszahlung und Rücküberweisung an BAK)

 

VFIS GI

Dez KW 52

  • Kontrolle FIS-Konten

  • 1300_TA, 1350_TA_Geldtransfer; 2300_ TP, 2360_zahlungsneutrale Buchungen, 2390_Kontokorrent, 2030_Wartekonten

  • KK_JOURNAL_KONTO



VFIS GI / CF GI

Dez KW 52

  • Abgleich nicht ausgeglichene Belege



VFIS GI / CF GI

Dez KW 52

  • Abgleich FIS-BEER DZV, EKBV, GZ



VFIS GI / CF GI

Dez KW 52

  • Abgleich ER-Bilanz



VFIS GI / CF GI

Dez KW 52

  • Abgleich MB-FIS



VFIS GI / CF GI

31.12.2026 / 4.1.2027

  • CAMT-Import

Valuta 31.12. einlesen, Valuta 03.01. nicht einlesen

VFIS GI

31.12.2026 / 4.1.2027

  • Vergleich PCK mit Buchhaltung

  • Begründung der Differenzen zwischen PCK und Buchhaltung

  • PDF des PCK-Auszuges BE erstellen mit Unterschrift und an Buchführungsteam WEU scbf-weu@be.ch schicken



VFIS GI

4.1.2027

  • Erstellung Satz in Tabelle für neues Beitragsjahr

  • LOWI, PIA1 oder GUNA: Auf Datenbankebene muss in der entsprechenden Tabelle ein Satz für das neue Jahr erstellt werden, damit für die KK-Buchungen für das Vorjahr die Druckbelege erstellt werden können. Dies kann für alle Mandanten durchgeführt werden.



ProdV GI oder DatV

31.12.2026/ 4.1.2027

  • Buchung der PCK-Gebühren Dez

  • Elektronischer Auszug: am 04.01. per 31.12 einbuchen



VFIS GI

KW 1

  • Buchen Gebühren / Zinsen  / Deb VSt falls vorhanden

  • Auszug per Post



VFIS GI

Mitte Dez → in Buchhaltungsabschluss verschieben (vor oder nach der Erstellung der Listen?)

  • Umbuchung Abschreibungen und Bearbeitungsgebühren

  • Verbuchung gemäss Vorlagen der Vorjahre. Bsp. GEVER: 5-1-0-2 Finanzinformationen GELAN bereitstellen/GELAN-FIS 2024/HANDBUCHUNGEN/BE/BE_Umbuchung_Abschreibung_TSK_Übergangsbeitrag_241217.xlsx

 

VFIS GI

KW 1

  • Abschlussdokumente



VFIS GI

KW 1

  • Abschlussdokumente

  • Bilanz und ER vor TB

  • Transitorische Buchung (Abgabe Postgebühren)

  • Bilanz Erfolgsrechnung 1

  • Buchungsbeleg 1 (Aufwand-Ertrag Bundesbeiträge) erstellen

  • Buchungsbeleg 1 im FIS verbuchen

  • Bilanz Erfolgsrechnung 2

  • Buchungsbelg 2 (Geldbereitstellung an ER) erstellen

  • Buchungsbeleg 2 im FIS verbuchen

  • Bilanz Erfolgsrechnung 3

    • Kanton BE

      • Abstimmung BAK

      • Abstimmung BAK im FIS verbuchen

      • Bilanz Erfolgsrechnung BAK



VFIS GI / CF GI


Abschluss

Zeitpunkt

Aktion

Beschreibung / Begründung

Bemerkung / Kontrolle

Verant-wortung

KW 2

  • 1. Fixierung Staatsbuch-haltung

  • Staatsfixierung 1 ausführen per 31.12.20xx

  • BE: Email an Akalja James (akalja.james@be.ch) schicken mit ER/Bilanz 3 und Staatsfixierung als PDF und Excel → Beispiel:

Staatsfixierung aus GELAN Buchhaltungsabschluss 2025.msg

  • BE: Rückmeldung abwarten, bevor weitergebucht wird

 



VFIS GI / CF GI

KW 2

  • Abschlussdokumente

  • Buchungsbeleg 3 (Saldierung ER)

  • Buchungsbeleg 3 im FIS verbuchen

  • Bilanz Erfolgsrechnung 4

  • Buchungsbeleg 4 (Saldierung Bilanz)

  • Buchungsbeleg 4 im FIS verbuchen

  • Bilanz ER vor Staatsfixierung 2



VFIS GI / CF GI

KW 2

  • 2. Fixierung Staatsbuch-haltung

  • Staatsfixierung 2 ausführen per 31.12.20xx



VFIS GI / CF GI

KW2

  • Vorjahr schliessen und neues Jahr eröffnen

  • LOWI, GUNA oder PIA1: Nach der Fertigstellung des Buchhaltungsabschlusses (Buchungen fürs Vorjahr) muss das Vorjahr auf der Datenbankebene geschlossen und das neue Jahr eröffnet werden. Dies kann pro Mandant einzeln durchgeführt werden.

-- Kontrolle Zustand vor Anpassungen

select * from tbl9090

1 = Buchaltungsjahr ist geschlossen

0 = Buchhaltungsjahr ist offen

 

-- Öffnen eines Buchungsjahres und Schliessen aller anderen Buchungsjahre

declare @JahrOffen INT = 2023, – das Jahr das offen sein soll angeben

@MAN = ‘BE’

UPDATE TBL9090 SET JSP9090C=1 WHERE JAR9090F<>@JahrOffen AND MAN9090F = @MAN

UPDATE TBL9090 SET JSP9090C=0 WHERE JAR9090F=@JahrOffen AND MAN9090F = @MAN

 

-- Kontrolle Zustand nach Anpassungen

select * from tbl9090



ProdV GI


Eröffnung

Zeitpunkt

Aktion

Beschreibung / Begründung

Bemerkung / Kontrolle

Verant-wortung

KW 2-3

  • Eröffnungsbuchungen
    (Eröffnen neues Buchhaltungsjahr)

  • FIBU_Journal 2

  • Eröffnungsbuchungen (Umkehrbuchung „Buchungsbeleg 4")

  • Eröffnungsbuchungen im FIS verbuchen

  • Bilanz Erfolgsrechnung nach Eröffnungsbuchung

  • FIBU_Journal



VFIS GI / CF GI

KW 2-3

  • 3. Fixierung Staatsbuch-haltung

  • Staatsfixierung Eröffnungsbilanz ausführen (neues Buchhaltungsjahr)



VFIS GI / CF GI

KW 2-3

  • Rückbuchung
    (Transitorische Buchung)

  • Rückbuchung TA (Umkehrbuchung „Transitorische Buchung")

  • FIBU_Journal



VFIS GI / CF GI


Die Links zu den Reports müssen im RD-Desktop geöffnet werden.

Glossar

Abkürzung

Beschrieb

ERO

Eröffnung auf Teilsystem

KK

Kontokorrent

JAB

Jahr Bund

JAK

Jahr Kanton

HA Bund

Hauptabrechnung Bund


Die Dokumentation des Buchhaltungsabschlusses wird als PDF und Excel (BE, bei SO nur die Bilanz/ER vor Buchungsbeleg 3) per Email an die Kantone verschickt.

BE

SO

FR

 

Allgemeine Informationen zur Anwendung sind hier zu finden.