Nebst den Systembuchungen, welche aus dem Anwendungsbereich "Berechnen / Eröffnen", dem “Massnahmen buchen” oder dem SV übernommen werden, besteht die Möglichkeit, direkt auf dem Kontokorrent des jeweiligen PIDs Handbuchungen zu erfassen.

Suchfunktion

Allgemeine Hinweise und Tipps zur Suche sind in der allgemeinen Benutzungsanleitung GELAN 4 zu finden.

Die Suche einer Person wird eingeblendet, wenn oben links im Fenster auf geklickt wird. Es kann nach Informationen zur Person, zur Kontrollorganisation, zu Beleg-, Buchungs- oder Betriebsinformationen gesucht werden. Es werden max. 100 Stk. der Suchresultate angezeigt.

Beim Feld „Datenherr PID“ ist standartmässig der Kanton ausgewählt, in dem sich der/die Benutzer/in eingewählt hat. Wird nach einer Person eines anderen Kantons gesucht, kann entweder der entsprechende Kanton ausgewählt oder durch Klick auf alle Kantonen durchsucht werden.

Die Suche bei den Feldern "offene Belege", "Mahnsperre" und "Storno" funktioniert folgendermassen:

: es werden alle Belege angezeigt
: die offenen Belege, die Belege mit Mahnsperren bzw. stornierte Belege werden angezeigt
: die ausgeglichenen Belege, die Belege ohne Mahnsperre bzw. Storno werden angezeigt

Register "Kontokorrent"

Neue Buchung erfassen

Klick auf
Abfüllen der bearbeitbaren Felder
Klick auf
Falls gewünscht, weitere Detailbuchungen erfassen mit Klick auf das untere

Bestehende Buchung ändern

Klick auf der entsprechenden Buchung oder Detailbuchung→ die bearbeitbaren Felder werden weiss angezeigt

Buchung löschen

Klick auf der zu löschenden Buchung/Detailbuchung → enthält die Buchung mehrere Detailbuchungen, müssen diese zuerst gelöscht werden, bevor die gesamte Buchung gelöscht werden kann
Klick auf “OK” im Fenster „Löschen“

Beschrieb der Felder im Bereich "Buchung"

Feld	Eingabe	Beschreibung
Buch-Nr.		buchungsspezifische Nummer, welche vom System vergeben wird
Teilsystem		Teilsystem, aus welchem die Buchung stammt
Begünstigter		Person, an welche die Auszahlung oder Forderung geht
Konto	Die Zahlverbindungen werden in der Personenverwaltung verwaltet. Hier kann lediglich zwischen den erfassten Zahlverbindungen ausgewählt werden.	Zahlverbindung, welche für eine allfällige Auszahlung verwendet wird
Buchungsherkunft		Herkunft der Buchung
Storno		gibt an, ob der entsprechende Beleg storniert ist
Storno-Datum		Datum der Stornierung
Storno-Ref.		Referenznummer der Stornierung pro Buchung
Storno Text		Text, der vom System vergeben wird
Buchungstext	siehe Buchungskonzept	Text, welcher die Buchung beschreibt Der Buchungstext sollte verständlich und möglichst knapp gewählt werden.
Verrechnung	ganz oder keine Verrechnung (Teilverrechnungen müssen im Menü "Massnahmen buchen" erfasst werden, da diese fachlich freigegeben werden müssen)	Art der Verrechnung: ganz, keine Verrechnung
Valuta	siehe Buchungskonzept	Valuta-Datum des Belegs
Ref.-Nr.	Eingabe freiwillig	Referenznummer der Buchung
Ref-Jahr	aktuelles Jahr	Referenz-Jahr
Ref-Datum	i.d.R. Tagesdatum	Referenzdatum der Kontokorrent-Buchung (Übergabe aus Schnittstelle oder freie Eingabe bei manuellen Buchungen)
Verarb. am	i.d.R. Tagesdatum	Datum, ab welchem die Kontokorrent-Buchung für die Belegverarbeitung berücksichtigt wird
Betrieb	Eingabe freiwillig	Betriebsnummer
Betrag		Summe der Beträge der Detailbuchungen
Buchdatum		Buchungsdatum der Kontokorrent-Buchung
Benutzer		Person, die die Buchung erfasst hat
SS-Buchung		Schnittstellen-Nr. der Buchung
Schnitt. Batch		Schnittstellen-Batch
Beleg		Fälligkeitsdatum, Mahnstufe, Belegnummer, Ursprungsbetrag, offener Betrag
Beleg/FIBU ID		belegspezifische Nummer und ID, die bei der Buchung in die FIBU entsteht, welche vom System vergeben werden.
Papier		verarbeitungsspezifische Nummer, welche vom System vergeben wird
Beleg		belegspezifische Nummer, welche vom System vergeben wird
Valuta		Valutadatum der Kontokorrent-Buchung
Fälligkeit		Aktuelles Fälligkeitsdatum des Belegs (Auszahlungsdatum bzw. letztes Fälligkeitsdatum der Forderung/Mahnung)
Buchungstext		Text, der die Buchung beschreibt
Betrag		Summe der Beträge der Detailbuchungen
Verrechnung		Art der Verrechnung: ganz, teilweise, keine Verrechnung
Storno		gibt an, ob die Buchung storniert ist oder nicht
Mahnstufe		Mahnstufe der Buchung
Teilsystem		Teilsystem, aus welchem der Beleg stammt
Verordnung		betreffende Verordnung einer Buchung
Ref-Jahr		Referenz-Jahr
Buch-Datum		Datum der Erfassung der Buchung
Ref-Nr.		Referenznummer, Bsp. Stornierungsbuchung: Ref-Nr. des Ursprungsbelegs
Benutzer		Person, die die Buchung erfasst hat
Ref-Datum		Referenz-Datum, Bsp. Stornierungsbuchung: Ref-Datum des Ursprungsbelegs
Buch-Nr		buchungsspezifische Nummer, welche vom System vergeben wird
SS-Batch		Schnittstellen-Batch
SS-Buchung		Schnittstellen-Nr. der Buchung
PIG		PID der begünstigen Person
Begünstigter		begünstigte Person
Konto		Zahlverbindung der begünstigten Person

Beschrieb der Felder im Bereich "Detailbuchung"

Feld	Eingabe	Beschreibung
Soll	Konto aus Liste wählen	Soll-Konto der Buchung
Haben	Konto aus Liste wählen	Haben-Konto der Buchung
Betrag	Plus-, Minus und Nullbeträge möglich	Betrag der Buchung
Buchungstext	wird von gleichnamigen Feld des Belegs übernommen	Text, welcher die Buchung beschreibt - wird von gleichnamigen Feld des Belegs übernommen
KT Soll	Kostenträger aus Liste wählen	Kostenträger Soll
KT Haben	Kostenträger aus Liste wählen	Kostenträger Haben
Soll		Soll-Konto der Buchung
Haben		Haben-Konto der Buchung
KT Soll		Kostenträger Soll
KT Haben		Kostenträger Haben
Betrag		Betrag der Buchung
Buchungstext		Text, welcher die Buchung beschreibt
Ref-Nr.		Referenznummer, Bsp. Stornierungsbuchung: Ref-Nr. des Ursprungsbelegs

Storno

Das Vorgehen bei Stornierungen ist hier beschrieben.

Belegzuordnung

Handbuchungen, die erfasst werden, um sie einem bestehenden Beleg zuzuordnen, werden zuerst erfasst und gespeichert. Anschliessend kann über den Button der gewünschte Beleg ausgewählt werden, dem die Handbuchung zugeordnet werden soll. Dies kann z.B. bei Teilzahlungen der Fall sein, bei denen der letzte Teilbetrag einbezahlt wurde und nun eine Umbuchung gemacht werden muss. Oder auch bei Einzahlungen, die mit der falschen Referenznummer einbezahlt wurden. Wichtig: Bei der Handbuchung muss dieselbe Zahlverbindung ausgewählt sein wie beim Beleg, zu dem die Handbuchung zugeordnet werden soll. Ansonsten wird der gewünschte Beleg beim Zuordnungsfenster nicht angezeigt.

Register "Belege"

In diesem Register sind alle Informationen zu den Belegen zu finden. Ausserdem werden hier die Mahnsperren verwaltet. Der Beschrieb dazu ist hier zu finden.

Beschrieb der Felder im Bereich "Belege"

Feld	Eingabe	Beschreibung
Mahnsperre	Nach Klick auf das Datum bis wann die Mahnsperre gelten soll sowie die Bemerkung eingeben.	Datum bis zu welchem für den Beleg keine Mahnungen erstellt werden
Papier		verarbeitungsspezifische Nummer, welche vom System vergeben wird
Beleg		belegspezifische Nummer, welche vom System vergeben wird
Verarb.		Buchungsdatum der Kontokorrent-Buchung
Fällig		Fälligkeitsdatum des Belegs
Betrag OP		offener Betrag des entsprechenden Belegs
Ausgleich		zeigt an, ob der Beleg ausgeglichen ist oder nicht
Bet letzter DB		Betrag des letzten Druckbelegs
Mahnstufe		Mahnstufe des entsprechenden Belegs
Sperre bis		zeigt das Datum der Mahnsperre an, falls vorhanden
Inkassodatum		Datum, an welchen der Beleg in die Stufe "Inkasso" gewechselt wurde
PIG		PID der aktuell hinterlegten begünstigen Person → kann sich unterscheiden von der Person, die bei der Verarbeitung hinterlegt war (s. Tabelle im Bereich “Druckbelege”)
Begünstigter		aktuell hinterlegte begünstigte Person → kann sich unterscheiden von der Person, die bei der Verarbeitung hinterlegt war (s. Tabelle im Bereich “Druckbelege”)
Konto		Zahlverbindung der aktuell hinterlegten begünstigten Person → kann sich unterscheiden von der Zahlverbindung, die bei der Verarbeitung hinterlegt war (s. Tabelle im Bereich “Druckbelege”)

Beschrieb der Felder im Bereich "Buchungen Belege"

Feld	Eingabe	Beschreibung
Valuta		Valuta-Datum des Belegs
Buch-Nr.		buchungsspezifische Nummer, welche vom System vergeben wird
Buchungstext		Text, welcher die Buchung beschreibt
Jahr		Jahr, welches die Buchung betrifft
Betrag		Betrag des Belegs
Storno		zeigt an, ob der Beleg storniert wurde oder nicht
Storno-Datum		Datum, an welchem die Stornierung erfasst wurde
Teilsystem		Teilsystem, aus welchem der Beleg stammt
Buchungsherkunft		Herkunft der Buchung
Ref-Nr.		Referenznummer, Bsp. Stornierungsbuchung: Ref-Nr. des Ursprungsbelegs
Ref-Datum		Referenz-Datum, Bsp. Stornierungsbuchung: Ref-Datum des Ursprungsbelegs
Storno-Ref.		Referenznummer der Stornierung pro Buchung
Benutzer		Person, die die Buchung erfasst hat
SS-Batch		Schnittstellen-Batch
SS-Buchung		Schnittstellen-Nr. der Buchung
Betrieb		Betriebsnummer
Verordnung		betreffende Verordnung einer Buchung

Beschrieb der Felder im Bereich "Druckbelege"

Feld	Eingabe	Beschreibung
Druckdatum		Druckdatum der entsprechenden Mahnstufe
Erstellt		Erstellungsdatum der entsprechenden Mahnstufe
Druckbelegnr.		buchungsspezifische Nummer, welche vom System vergeben wird → wird für Druckaufbereitungen benötigt
Druckbeleg ID		Primary Key der TBL7730 (BelegKopf), der vom System vergeben wird → wird für allfällige Auswertungen verwendet
Belegtyp		Möglichkeiten: Zahlungsavis, Faktura/Mahnung oder Verrechnungsavis
Betrag		Betrag des Belegs
Mahnstufe		Möglichkeiten: Beleg, Zahlungserinnerung, 1. Mahnung, 2. Mahnung, Inkasso
Zahlungsrücklauf		Datum des Zahlungsrücklaufs
ZR-Benutzer		Person, die den Zahlungsrücklauf verarbeitet hat
ESR		Referenznummer der Rechnung (nur bei Rechnungen)
Begünstigter		begünstigte Person, welche zum Zeitpunkt der Aufbereitung der Druckbelege hinterlegt war → zeigt an, wem das Geld überwiesen wurde
Konto		Zahlverbindung der begünstigten Person, welche zum Zeitpunkt der Aufbereitung der Druckbelege hinterlegt war → zeigt an, auf welches Konto das Geld überwiesen wurde

Beschrieb der Felder im Bereich "Buchungen Druckbelege"

Feld	Eingabe	Beschreibung
Valuta		Valuta-Datum des Belegs
Buch-Nr.		buchungsspezifische Nummer, welche vom System vergeben wird
Buchungstext		Text, welcher die Buchung beschreibt
Jahr		Jahr, welches die Buchung betrifft
Betrag		Betrag des Belegs
Storno		zeigt an, ob der Beleg storniert wurde oder nicht
Storno-Datum		Datum, an welchem die Stornierung erfasst wurde
Teilsystem		Teilsystem, aus welchem der Beleg stammt
Buchungsherkunft		Herkunft der Buchung
Verordnung		betreffende Verordnung einer Buchung
Ref-Nr.		Referenznummer, Bsp. Stornierungsbuchung: Ref-Nr. des Ursprungsbelegs
Ref-Datum		Referenz-Datum, Bsp. Stornierungsbuchung: Ref-Datum des Ursprungsbelegs
Storno-Ref.		Referenznummer der Stornierung pro Buchung
Benutzer		Person, die die Buchung erfasst hat
SS-Batch		Schnittstellen-Batch

Kontokorrent (MP)